L’administration veut connaître le « propriétaire ultime » (le bénéficiaire effectif – « UBO ») des sociétés, des associations, des trusts, des fiducies et d’autres entités juridiques constituées en Belgique (ce sont les « redevables d’information »). Ces informations doivent être enregistrées dans une application : le registre UBO. Le registre UBO est géré par et est accessible sur le site web de l’SPF Finances. Le grand public a également accès aux données les plus importantes, sous réserve d’exceptions telles que dans le cas d’un UBO mineur ou dans le cas d’un risque disproportionné démontré, comme la violence par exemple.
Les informations sur le propriétaire ultime doivent être documentées dans le registre UBO
Depuis peu, les informations qui doivent être divulgués au sujet de l’UBO doivent être documentées. Cela se fait au moyen de documents démontrant que ces données sont adéquates, exactes et à jour. Auparavant, cette possibilité de documentation existait, mais elle n’était pas obligatoire. Les redevables d’information enregistrés avant le 11 octobre 2020 ont jusqu’au 31 août 2021 (la date du 30 avril 2021 a été prolongée) pour télécharger les documents justificatifs dans le registre UBO. Les nouveaux redevables d’information à partir du 11 octobre suivront immédiatement les nouvelles règles.
Le SPF Finance résume:
“Ces documents peuvent être, selon les cas à déterminer par le redevable d’information, un extrait du registre des parts, les statuts de la société, a(i)sbl, du trust ou de la construction juridique similaire, un pacte d’actionnaires, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s’il émane d’un pays tiers) qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés. Ces documents sont accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public.”
Pro mémoire: les « entités assujetties » sont des personnes qui, en vertu de la législation anti-blanchiment, doivent identifier leurs clients (tels que les avocats, les institutions financières et les notaires).
Important à savoir
Bien que certains documents justificatifs puissent déjà être accessibles via les annexes du Moniteur Belge ou soient déjà connus d’une autre manière, vous devez quand même les télécharger au registre UBO. Ce qui est également nouveau, c’est que l’historique des données enregistrées reste consultable. Ceci pourrait être particulièrement important dans la planification patrimoniale. Enfin, il existe l’obligation d’enregistrer chaque modification dans les 30 jours et de mettre à jour vos données au moins chaque année.
Bien sûr notre cabinet peut vous aider avec cela.
Computer says ‘no’: l’enregistrement obligatoire des trusts, des gestionnaires de fiducies et des constructions juridiques dans la BCE
Pour inscrire les UBO au registre UBO, vous avez besoin d’un numéro d’entreprise. Les trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires sont dès lors tenus de s’enregistrer à l’avance dans la BCE, la Banque-Carrefour des Entreprises. Contrairement au registre UBO, tout internaute peut rechercher la BCE sans identification.
En ce qui concerne le registre UBO, l’accès est plus réglementé : les personnes qui souhaitent consulter les détails d’une trust ou d’une structure juridique dans le registre UBO doivent démontrer un « intérêt légitime ». Cela n’est pas le cas pourtant pour les sociétés.